ECOEMBES publicará las bases de cada convocatoria (las Bases de Convocatoria) en un formato de acceso público general en:

• (i) Su página web, a través del servicio de publicación electrónica certificada de la empresa Logalty
• (ii) En el Portal de Licitación Electrónica de la empresa Pixelware, S.A., accesible en el siguiente enlace: https://ofertaselectronicas.ecoembes.com/

El mismo día de la publicación de las Bases de Convocatoria, ECOEMBES comunicará a los recicladores dicha publicación. 

Cada convocatoria permanecerá publicada durante un plazo de 18 meses.

Todas las convocatorias para materiales de Envases Ligeros son por zonas, cada una de las cuales comprende varias plantas de selección, a excepción del material Papel Cartón que es por planta. En el caso de los materiales de la fracción resto (basura en masa), también son por planta.

El documento de convocatoria de oferta incluyen las siguientes condiciones generales:

• Material
• Duración de la adjudicación
• Plazo de presentación de la oferta
• Cantidad prevista a adjudicar, según mejor previsión disponible (no constituye una garantía de entrega de una cantidad específica de material)
• Fórmula de revisión del precio y periodicidad de aplicación de esta (si fuese el caso)
• Último stock de planta conocido (se facilitará el dato disponible en el momento de confección de cada una de las Bases de Convocatoria)
• Asimismo, en aquellos supuestos en los que se acredite que la cantidad de material finalmente adjudicado a un reciclador en una determinada zona/planta ha superado en -al menos- un 15% la estimación de material indicada por ECOEMBES en las Bases correspondientes, el reciclador podrá optar entre: 
  • O bien renunciar a la ejecución del contrato en lo que corresponde a la recogida de la cantidad de material que supere el umbral indicado supra en dicha zona/planta (el Material Sobrante) sin que se le aplique penalización alguna por ello.
  • O bien proceder a la recogida del Material Sobrante, en cuyo caso ECOEMBES no revisará al alza el importe del aval consignado por el reciclador con ocasión de la convocatoria correspondiente.
• Otros aspectos que puedan ser relevantes

En caso de que se pudiera producir una futura modificación de las Bases de Convocatoria, esta se publicará y se comunicará a los recicladores con una antelación suficiente.

La participación en las distintas convocatorias de oferta se realizará a través del nuevo Portal de Licitación Electrónica gestionado por la empresa independiente Pixelware S.A. (Pixelware), accesible a través del siguiente link: https://ofertaselectronicas.ecoembes.com/

Las ofertas sólo podrán presentarse en el formato electrónico previsto en el Portal de Licitación Electrónica de Pixelware.

La gestión de designación de los materiales se realiza en base al Procedimiento de Adjudicación de Materiales procedentes de plantas de selección de envases ligeros y de la fracción resto (basura en masa), procedimiento interno de Ecoembes, bajo normas ISO 9001 y 14001, auditado periódicamente.

Las adjudicaciones se resuelven a través del Portal de Licitación Electrónica de la empresa Pixelware, S.A. (la Plataforma)

El procedimiento de Adjudicación se describe a continuación. 

Una vez se han publicado las Bases de la Convocatoria para una Adjudicación (tanto en www.ecoembes.com como en el Portal de Licitación de Pixelware), se inician los procesos de presentación, tramitación y publicación de ofertas.

Se considerarán exclusivamente las ofertas que introduzcan en la Plataforma las empresas homologadas para el material a adjudicar. La presentación de ofertas por parte de un reciclador homologado, podrá realizarse directamente por la propia empresa o a través de representante elegido por esta.

Presentación de ofertas

El proceso de presentación de ofertas se describe a continuación:

• Las ofertas sólo podrán presentarse en el formato electrónico previsto en la Plataforma.
• Las Empresas Ofertantes dispondrán de un plazo de dos (2) días laborables para la presentación de su oferta (el Plazo Inicial). 
• Las ofertas que se presenten durante el Plazo Inicial estarán encriptadas, de forma que ni Ecoembes, ni ningún tercero tendrán acceso a estas hasta la finalización del Plazo Inicial. Finalizado el Plazo Inicial, la Plataforma hará públicas –de manera automática y accesibles a todos los recicladores homologados de Ecoembes- todas las ofertas recibidas en plazo, si bien se anonimizará la identidad de estas. Todos los recicladores homologados de Ecoembes (con independencia del material para el que lo estén) tendrán acceso a esta información de precios ofertados durante el Plazo Inicial una vez este ha finalizado.
• Si tras la finalización del Plazo Inicial, la Plataforma detecta que una empresa resultaría adjudicataria de más del 40% de las zonas/plantas objeto de la convocatoria correspondiente o resultaría adjudicataria de más de su capacidad para reciclar conforme a su homologación, la Plataforma le generará un aviso automático para que tenga en cuenta los extremos anteriores a los efectos de valorar la presentación de una nueva oferta en el Segundo Plazo. Nótese que las Empresas Ofertantes podrán comprobar en cualquier momento en la Plataforma –a través de su perfil personal- tanto su capacidad máxima de reciclaje según homologación; como su propia capacidad de reciclaje de que disponen en cada momento
• A la finalización del Plazo Inicial, el Portal otorgará automáticamente un plazo adicional de 24 horas laborables (el Segundo Plazo) para que las empresas que hayan presentado su oferta en el Plazo Inicial puedan, si así lo estiman oportuno, presentar una nueva oferta que mejore la oferta realizada en el Plazo Inicial.
• Si una Empresa Ofertante no presenta ninguna mejora de oferta durante el Segundo Plazo, se valorará la oferta presentada por esta empresa durante el Plazo Inicial.
• Al objeto de evitar una eventual situación de empate, la Plataforma no permitirá a una Empresa Ofertante presentar el mismo precio por una zona/lote que el que otra empresa ofertante haya presentado previamente.
• Las mejoras de oferta que se presenten durante el Segundo Plazo no serán visibles ni para ECOEMBES, ni para las empresas ofertantes, hasta tanto no expire dicho plazo. Tras la finalización del Segundo Plazo el Portal hará públicas –de manera automática y accesibles en ese momento a ECOEMBES y a todos los recicladores homologados de ECOEMBES todas las ofertas que, en su caso, se hubieran presentado a lo largo del mismo.
   

Tramitación y Publicación de Ofertas

Adjudicación Preliminar:

• Simultáneamente al momento de cierre del Segundo Plazo, la Plataforma realizará de manera automática una adjudicación preliminar (la Adjudicación Preliminar), que se publicará en la Plataforma -de manera automática y accesible a todos los recicladores homologados de Ecoembes-. 
• Con carácter general, la Adjudicación Preliminar corresponderá automáticamente a la Empresa Ofertante que hubiera ofertado el mejor precio según lo consignado en la Plataforma (la Adjudicataria Preliminar).
• Si a la Adjudicataria Preliminar se le hubiera adjudicado: (i) más del 40% de las Zonas/Plantas objeto de la convocatoria correspondiente; o (ii) más toneladas de las que tiene capacidad para reciclar conforme a su homologación (circunstancias que serán valoradas y apreciadas, en su caso), se procederá de la siguiente manera:
  • (A) - Casos en los que a la Adjudicataria Preliminar se le hubiera adjudicado más del 40% de las Zonas/Plantas objeto de la convocatoria correspondiente:
    • I. La Plataforma contactará automáticamente con la Adjudicataria Preliminar a fin de que esta seleccione en qué Zonas/Plantas va a prestar el servicio teniendo en cuenta el límite del 40% antes indicado (las Zonas/Plantas Seleccionadas en aplicación del criterio del 40%). 
    • II.La Adjudicataria Preliminar indicará a través de la Plataforma las Zonas/Plantas Seleccionadas en aplicación del criterio del 40% en un plazo máximo de 24 horas. En caso de que la empresa no conteste dentro de dicho plazo, se le adjudicarán las Zonas/Plantas Seleccionadas en aplicación del criterio del 40% siguiendo un criterio de proximidad de sus instalaciones con las plantas de cada zona y respetando el citado límite del 40%. 
    • III. Las demás Zonas/Plantas objeto de la Convocatoria (esto es, todas las Zonas/Plantas excepto las Zonas/Plantas Seleccionadas en aplicación del criterio del 40%) serán adjudicadas a la empresa que haya presentado la siguiente mejor oferta según lo consignado en la Plataforma.
  • (B) - Casos en los que a la Adjudicataria Preliminar se le hubieran adjudicado más toneladas de las que tiene capacidad para reciclar conforme a su homologación (esta restricción aplica exclusivamente para el caso de materiales plásticos):
    • I. La Plataforma contactará automáticamente con la Adjudicataria Preliminar a fin de que esta seleccione en qué Zonas/Plantas va a prestar el servicio teniendo en cuenta el límite de capacidad conforme homologación antes indicado (las Zonas/Plantas Seleccionadas en aplicación del criterio de falta de capacidad). 
    • II. La Adjudicataria Preliminar indicará a través de la Plataforma las Zonas/Plantas Seleccionadas en aplicación del criterio de falta de capacidad en un plazo máximo de 24 horas. En caso de que la empresa no conteste dentro de dicho plazo, se le adjudicarán las Zonas/Plantas Seleccionadas en aplicación del criterio de falta de capacidad siguiendo un criterio de proximidad de sus instalaciones con las plantas de cada zona y respetando el citado límite de capacidad conforme homologación. 
    • III. Las demás Zonas/Plantas objeto de la Convocatoria (esto es, todas las Zonas/Plantas excepto las Zonas/Plantas Seleccionadas en aplicación del criterio de falta de capacidad) serán adjudicadas a la empresa que haya presentado la siguiente mejor oferta según lo consignado en la Plataforma. 

Adjudicación Definitiva:

• Una vez resueltas las posibles cuestiones recogidas para la Adjudicación Preliminar que se han indicado supra, el Comité de Adjudicación de Ecoembes ratificará la Adjudicación Preliminar con las modificaciones que, en su caso, se hayan realizado en aquellos casos en que se hubiera inicialmente excedido el límite del 40% de las Zonas/Plantas objeto de la convocatoria correspondiente o, la capacidad de reciclaje conforme a homologación, y emitirá la correspondiente acta de adjudicación firmada electrónicamente por este (el Acta de Adjudicación) (la Adjudicación Definitiva).
  El Comité de Adjudicación estará formado por integrantes de Ecoembes (representantes de la Dirección Técnica e Innovación, de la Dirección Económico – Financiera y de la Dirección Jurídica) y por un auditor independiente. El papel del Comité de Adjudicación se limitará a ratificar las adjudicaciones automáticas efectuadas por la Plataforma en los términos anteriormente indicados
• Ecoembes publicará en la Plataforma y en su página web en un formato de acceso público general el Acta de Adjudicación. Esta publicación tendrá lugar en el plazo de un (1) día laborable desde su emisión.